QAM pada PT Mamberamo Alas Mandiri

QUALITY AND ASSURANCE MANAGEMENT

PT. MAMBERAMO ALAS MANDIRI

MENCAPAI KEUNTUNGAN MAKSIMAL DENGAN QUALITY CONTROL & ASSURANCE PADA KOMPONEN KRITIKAL PERUSAHAAN

BINUS UNIVERSITY

JAKARTA

2009

Sejarah & Latar Belakang Perusahaan

PT. Mamberamo Alas Mandiri adalah perusahaan yang bergerak di bidang HPH (Hak Pengusahaan Hutan) yang mendapat ijin HPH pada tanggal 14 oktober 1999, berlokasi di pulau paling timur Indonesia yaitu Papua. Dengan mengantongi ijin areal seluas 677.310 hektar, PT. MAM membuat manajemen mengambil keputusan untuk melaksanakan produksi menjadi 2 Tim, yaitu dari sisi paling timur (Unit Tasine) dan dari sisi paling barat (Unit Gesa) untuk mempercepat produksi dan sesuai dengan yang telah direncanakan.

Seiring dengan perkembangan jaman, perusahaan yang dulunya dikelola secara kekeluargaan kini menjadi semakin kompleks baik dari sisi produksi yang semakin tinggi, jumlah karyawan yang semakin banyak dan kompleksitas permasalahan yang menyertainya semakin tinggi juga. Karyawan – karyawan yang bekerja semenjak perusahaan ini baru berdiri, semakin lama semakin nyaman dengan posisi nya sehingga terkadang bila ada peraturan – peraturan yang diberlakukan, ada resistensi dari karyawan senior tersebut.

Menyoroti mengenai tujuan dari dibentuknya hampir setiap perusahaan swasta, yaitu mencapai keuntungan yang semakin meningkat membuat manajemen harus semakin meningkatkan kendali (kontrol) terhadap aspek – aspek yang dinilai sangat memengaruhi profit yang di dapat, misalnya pada PT.MAM adalah biaya tertinggi dari Biaya pemakaian Sparepart & BBM, dan Biaya Operasional & Entertainment, serta Produksi dan Penjualan Kayu tentunya merupakan aspek yang diperhitungkan juga.

Proses Produksi Kayu

Karena PT.MAM adalah perusahaan HPH, maka produksi yang dihasilkan adalah kayu mentah, sehingga proses produksi kayu adalah hal yang vital bagi perusahaan karena sangat menentukan jumlah profit perusahaan tersebut. Berikut adalah proses produksi kayu dari awal sampai dimuat di kapal untuk dijual :

1. Melakukan survey areal

Pada tahap ini, Tim Perencanaan melakukan survey udara menggunakan helikopter. Dimana tujuan dari survey areal secara udara ini adalah untuk mengetahui secara umum (mencari gambaran umum) mengenai pemetaan potensi kayu.

2. Membuat pemetaan lokasi tebangan

Setelah mendapatkan gambaran umum mengenai potensi kayu di areal penebangan, maka Tim Perencanaan melakukan pemetaan lokasi tebangan biasanya dipetakan untuk 2-3 tahun ke depan dan setiap 6bulan-1tahun dilakukan revisi sesuai dengan progress produksi yang telah dilakukan.

3. Melakukan cruising darat

Setelah Peta Tebangan dibuat, maka akan dibentuk suatu tim kecil untuk melakukan survey melalui darat. Adapun survey melalui darat ini adalah survey yang sebenarnya, sangat terperinci sampai menghasilkan laporan yang lebih mendekati riil nya, namun memakan biaya dan waktu yang tidak sedikit.

Setelah dilakukan Cruising Darat, dihasilkan Laporan Hasil Cruising, yang berisikan mengenai jumlah dan jenis pohon, jumlah yang bisa dan tidak bisa ditebang, estimasi kubikasi produksi di daerah yang di cruising.

4. Melakukan penebangan

Setelah didapat laporan hasil cruising tersebut, dilakukan penebangan sesuai area yang sudah direncanakan. Lalu kayu hasil tebangan diletakkan di samping jalan produksi yang telah dibuat sebelumnya.

5. Membawa hasil tebangan ke log pond

Setelah produksi di areal tersebut selesai, atau tempat penampungan sementara di samping jalan tersebut dinilai sudah mulai penuh, maka kayu akan diangkut ke tempat penyimpanan kayu yang biasanya berletak di dekat sungai untuk memudahkan diangkut ke kapal saat akan dijual ke pelanggan.

6. Mengangkut kayu dari log pond ke kapal

Saat ada pembelian, maka kayu akan di angkut ke kapal sesuai dengan pesanan. Biasanya dilakukan menggunakan Excavator dan mesin Hauling.

Faktor Penentu Profit

— Biaya

1. Pemakaian Spare Part

Pemakaian spare part baik untuk mesin produksi, kendaraan transportasi, kendaraan produksi, dan sarana – sarana pendukung produksi secara langsung maupun tidak langsung.

Jumlah Sparepart di Gesa mencapai 13ribu item, dan di Tasine mencapai 7rb item

2. Pemakaian Bahan Bakar Minyak (BBM)

BBM adalah faktor penunjang yang vital bagi produksi, karena kendaraan dan mesin produksi semuanya tergantung kepada bahan bakar.

Untuk pemakaian BBM, seberapa banyaknya ada di dokumen pendukung.

— Produksi

1. Produksi Kayu

Sudah dijelaskan di atas bahwa produksi adalah komponen utama dalam menghasilkan profit.

2. Penjualan Kayu

Setelah melakukan produksi, tentunya untuk mendapatkan uang, hasil produksi tersebut harus dijual ke konsumen.

— Manusia

1. Tidak mengikuti SOP yang ada

Dikarenakan terkadang karyawan adalah yang tidak mengerti akan sistem yang ada, karyawan tidak melakukan sesuai SOP atau standar yang ada

2. Kurang bertanggung jawab

Sulitnya kontrol atau pengawasan dari atasan karena tempat produksi / bekerja yang luas dan diluar pengamatan, terkadang menyebabkan karyawan menjadi malas dan tidak bertanggung jawab atas kerja nya

— Lingkungan

1. Cuaca yang tidak menentu

Cuaca di papua, yang beriklim menyebabkan hujan yang datang tanpa di kira – kira, sehingga bilamana terjadi hujan yang mengakibatkan angin besar dan jalanan sulit di lalui, maka terpaksa produksi dan kerja dihentikan sementara sambil menunggu cuaca membaik. Namun sebaliknya bila cuaca sangat mendukung, kerja tidak akan mengenal waktu baik itu pagi atau malam.

2. Jam kerja menjadi tidak pasti

Karena berada di wilayah WIT atau WIB+2 jam, menyebabkan jam kerja yang sulit dicocokkan dengan jam kerja jakarta, sudah dilakukan beberapa kali penyesuaian. Karena faktor cuaca juga, jam kerja menjadi tidak fixed / tetap. Bilamana cuaca baik siang,malam, hari libur pun produksi dan kerja tetap dilakukan.

— Metode

1. Belum ada pembakuan metode

Belum adanya standar / prosedur yang baku dalam perusahaan menyebabkan tumpang tindih tanggung jawab dan garis tanggung jawab yang tidak jelas.

2. Garis tanggung jawab tiap unit masih rancu

Masih berkaitan dengan point di atas, garis tanggung jawab ditentukan oleh alur prosedur yang semestinya sudah baku.

— Mesin

1. Mesin ada yang tidak layak pakai

Produksi Kayu sangat tergantung kepada mesin yang ada di lapangan / tempat produksi, sehingga mesin senantiasa harus prima untuk mencapai tingkat produksi maximal

2. Produksi menjadi terhambat

Bila mesin produksi terganggu, otomatis akan memengaruhi produksi dan menyebabkan gangguan pada performa / kinerja dari perusahaan

— Material

1. Sparepart yang tidak sesuai dengan yang seharusnya

Contoh kasus ada di lampiran foto yang berada di slide.

2. Keterlambatan pengiriman material menyebabkan hambatan produksi

Karena masalah letak yang jauh dari jangkauan, dan sulitnya transportasi menuju tempat produksi, serta cuaca yang sukar ditebak, menyebabkan pengiriman kebutuhan terkadang terlambat dan memengaruhi proses produksi.

Tindakan Perbaikan yang Disarankan

— Membuat SOP yang baku, untuk menyeleraskan dan membuat batasan – batasan yang boleh dilakukan dan tidak boleh dilakukan oleh tiap unit / individu dalam unit

— Memberikan balas jasa disaat bekerja diluar jam kerja biasa, misal hari libur atau diluar jam kerja.

— Melakukan pelatihan dan penyuluhan tentang cara kerja yang baik dan melakukan program – program untuk meningkatkan tanggung jawab karyawan

— Mengevaluasi kinerja mesin secara berkala, agar mencapai kinerja yang optimum

— Lebih teliti dalam pengadaan barang , khususnya sparepart karena jarak dan waktu yang akan habis sia – sia bila terjadi kesalahan